AI-распознавание накладных в Telegram для дистрибьютора

Задача

Дистрибьютор принимает товар от 40 поставщиков. Каждая приходная накладная вручную забивалась в систему — поставщик, позиции, количества, цены с НДС. Десятки накладных в день, 5–10 минут на каждую. Ошибки в номенклатуре потом всплывали при сверке с банком — через 2–3 недели после факта. Кладовщики физически складывали товар и ждали, пока бухгалтер заведёт документ.

Что было

• Каждая накладная — 5–10 минут ручного ввода: найти поставщика в справочнике, выписать позиции, сверить цены с НДС.
• Расхождения «накладная в системе vs факт» вылавливались только при сверке с банком — через 2–3 недели.
• Кладовщики ждали оприходования. Товар лежит на полу — а в системе его «нет».

Что сделали

• Внутренний Telegram-бот для приёмки накладных: сотрудник фотографирует документ → через 30 секунд получает в ответ ссылку на готовый черновик в складской системе.
• Бот сам определяет поставщика из 40 знакомых ему — даже если в накладной «ООО Рога и копыта», а в системе просто «Рога и копыта», всё равно матчится правильно.
• Бот сам сопоставляет позиции из накладной с товарами каталога — 92% строк ложатся автоматически. Оставшиеся 8% подсвечивает: «эти руками».
• Бот понимает структуру белорусских накладных: правильно берёт цену с НДС, а не «без» — больше не нужно вручную пересчитывать.
• Если в бот прилетает не накладная (мем, скриншот, селфи) — он не молчит, а в характерной разговорной манере отчитывает отправителя и просит прислать нормальный документ. Сотрудники присылают накладные охотнее — кажется, ради ответа бота.

Что получилось

• 100% накладных (сотни в месяц) проходят через бота. Ручной ввод как процесс — устранён.
• 30 секунд на распознавание против 5–10 минут на ручной ввод.
• Расхождения «накладная vs факт» подсвечиваются мгновенно при загрузке, а не через 3 недели.
• Кладовщики оприходуют товар сразу — задержки «ждём документ» больше нет.
• Бухгалтер занимается ошибочными случаями (8% позиций без автомата), а не вводит сотни строк руками.